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¿Cómo evaluar la productividad de los empleados remotos?

¿Cómo evaluar la productividad de los empleados remotos?

Liderazgo que transforma… Máximas para recordar acciones.
Acciones que transforman el día a día y dan resultados.

En esta época de oportunidades y retos, existen opiniones encontradas sobre la productividad de los equipos de trabajo que se ven obligados a trabajar desde casa debido a la contingencia.

Los líderes transformacionales, acostumbrados a utilizar la tecnología y la visión estratégica están apostando por el trabajo a distancia, confiando en poder monitorear la productividad mediante herramientas de seguimiento. Los enfoques a favor o en contra varían según la naturaleza de la organización, la percepción y experiencia de sus líderes.

La realidad es que numerosas organizaciones han aprendido a medir la productividad en las circunstancias de reto y oportunidades en las que vivimos, y las que no, si desean sobrevivir a este reto, deben aprender a hacerlo en poco tiempo.

Muchos gerentes asumen que si un empleado está sentado en su escritorio o aparece “conectado” desde casa, está trabajando y, por lo tanto, es productivo. Eso es incorrecto. Es bien sabido que no existe una relación directa entre estar y producir. Por tanto, las estrategias y cuadros de control deben estar diseñados para admitir el establecimiento no solo de objetivos, sino también de objetivos diarios y KPI´S (Key Performance Indicators) que cada empleado debe ejecutar en tiempo y forma para asegurar la productividad y como resultado, las máximas financieras de la empresa.

Sin embargo, también es ineludible instituir una base filosófica de engagement, valores y actitudes para que, a pesar de estar a distancia, el colaborador continúe sintiéndose cercano a la empresa y siga comprendiendo que es parte de un equipo de alto desempeño.

Estos son algunos aspectos que deben considerarse antes de establecer KPI´S

  • Haga que su compañero de trabajo se sienta orgulloso de lo que hace y lo haga suyo de principio a fin. Al final, desea que su empleado sea coherente entre lo que piensa, siente, dice y actúa. Por lo que se espera de él o ella es que en la rendición de cuentas vaya en congruencia que lo que se espera de él o ella sea convierta en una realidad sin ser presionado.
  • Motive a su colaborador a conocer sus números, muestre evidencia de los resultados de las decisiones y luego demuestre que han funcionado. El empleado ganará respeto en la empresa al hacerlo.
  • Oriente al empleado para que trabaje de forma eficiente. Anímelo a ver sus áreas de oportunidad y como puede mejorarlas. Exhorte al empleado a exteriorizar soluciones para los retos que se van apareciendo en el camino, y a pensar por sí mismo. Hágales saber que tienen permiso para ser creativos. La creatividad, especialmente en tiempos de retos y oportunidades, siempre aporta valor.
  • Promueva la empatía con el cliente entre sus colaboradores. Esto les brindará conocimiento sobre el impacto de sus acciones o inacciones y crear conciencia de lo importante que es el resultado.
  • Hágales saber la importancia que en la actualidad tiene la inmediatez en esta época de oportunidades y retos sin perder la calidad del servicio y del producto.
  • Haga que el colaborador se sienta parte del equipo. Invítelo a apoyar a los demás miembros, reconociendo su propio impacto si no participa en el logro del resultado general.
  • Enseñe a su equipo a entender el pensamiento sistémico, cada movimiento que haga o deje de hacer nos impactará a todos para bien o para mal.
  • La comunicación tiene que ser clara, precisa, concisa de buena fe y que invite a la acción. La comunicación debe asegurarse en ambas direcciones, de manera clara y frecuente, a todos los miembros del equipo, para que todos estén sincronizados y sepan lo que se espera de todos y cada uno de ellos. Esto proveerá más consciencia de lo importante que es el trabajo de cada uno en la consecución de objetivos de productividad remotos.

Una vez que tenga conocimiento de lo anterior, es el momento de definir los KPI’S para colaboradores remotos.

Deberemos de conocer que el impacto de una estrategia (en este caso medir la productividad del trabajo remoto) es fundamental para que todas las organizaciones se aseguren de seguir el camino correcto.

Gracias a los KPI’S, es posible saber si se están logrando los objetivos o tomar la decisión de cambiar la estrategia para mejorar el resultado.

Los resultados globales de la empresa son un informe para determinar si los empleados están haciendo cosas de forma efectiva o no.

Pero la medición de la productividad remota individual y de equipo dependerá de dos factores:

  1. La naturaleza de la empresa.
  2. El tipo de equipo profesional que lleva a cabo la estrategia.

Los KPI’S para trabajadores remotos deben ser claros. Reitero que, debido que la cultura de cada empresa es diferente y los objetivos del equipo son particulares, es trascendente trabajar con sus equipos para encontrar el KPI que tenga sentido y sea apropiado a las metas, la naturaleza de la empresa y el grado de contribución de la función.

1. Conocer las estrategias y los objetivos organizacionales: El primer paso es comprender los componentes estratégicos y tácticos de los objetivos organizacionales. Esto le permitirá tener una visión global e identificar qué planes, programas, procedimientos e iniciativas necesita implementar para contribuir desde su línea de acción al logro de su objetivo organizacional.

2. Diseñe métricas con su equipo: trabaje con su equipo remoto en las métricas que son importantes para cada función individual y de equipo. Las buenas métricas de productividad son algo que los empleados pueden monitorear, influenciar o controlar, con especial énfasis en asegurar que las métricas definidas contribuyan al logro del objetivo general de la empresa.

Las siguientes preguntas pueden guiarlo para lograr este paso:

    • ¿Qué quieres medir?
    • ¿Por qué y para qué deberían medirse estos datos?
    • ¿El indicador evidencia el seguimiento de los resultados de uno de los objetivos?
    • ¿Es un factor clave para medir la contribución a la productividad de la empresa?
    • ¿Quién es el responsable de cumplirlo?
    • ¿Quién es responsable de supervisarlo?
    • ¿Mide realmente la productividad del colaborador remoto?

3. Establecer la frecuencia de medición: En un entorno tan cambiante, es necesario revisar periódicamente los resultados, sin exagerar. Una vez diseñadas las métricas (nombre, fórmula, cálculo, registro y documentación), es necesario confirmar qué resultado estamos obteniendo con los objetivos marcados (medir la productividad del colaborador remoto).

La necesidad de conocer el movimiento del indicador, ya sea favorable o desfavorable, marcará la frecuencia de medición. Este paso es muy importante para evitar en la medida de lo posible caer en la microgestión, ejercer un control excesivo sobre los miembros del equipo, prestando demasiada atención a los detalles del trabajo que realizan.

Los KPI’S para trabajadores remotos deben ser claros. Insisto en que, la cultura de cada empresa es única y los objetivos del equipo son personales, es importante trabajar con su equipo para encontrar el KPI que tenga sentido y sea adecuado a las metas, la naturaleza de la empresa y el grado de contribución de la función.

Céntrese en métricas clave que realmente muestren el resultado y signifiquen la contribución del colaborador y el equipo al objetivo organizacional.

4.- Trabajar de forma remota es una experiencia nueva para muchas empresas. Ha sido beneficioso para muchos líderes. Pero para los que no cuentan con una arquitectura de KPI’S clara, exponer a sus equipos lo que esperan lograr en el día a día no ha sido fácil. Lo que, unido al objetivo personal de cada uno de los colaboradores, les permite conocer al final del día en que se logró el progreso.

Si desea no ser intrusivo a través de un sistema de monitoreo tecnológico (todos ya están estresados), asegúrese de que se cumplan los plazos, se trabaje y se muestre evidencia. Lo importante es asegurarse que los límites se estén cumpliendo a tiempo y que no se asignen tareas a un colaborador cuando ya se han realizado.

Puede implementar un sistema de tareas (actividades clave que se suman al logro del objetivo general) tan simple o tan sólido como desee.

Gracias al sistema de tareas, el “creador de tareas” agrega los entregables, el tiempo que tardará en realizarlos y entregarlos, lo asigna a una persona responsable. Lo registra como “activo” mientras se está desarrollando y “completado” cuando se completa.

Toda esta información se comparte con el equipo a través de una plataforma, o por correo electrónico de forma periódica para que todos los involucrados conozcan el seguimiento y los logros.

Cuando los integrantes de los equipos son plenamente conscientes de los flujos de trabajo, evitan acudir a la persona equivocada cuando hay dudas o compartir archivos con el área equivocada, generando retrasos en el desarrollo de proyectos, tareas o actividades.

Certificar que todos los empleados sepan qué hacer, cómo hacerlo o a quién acudir cuando hay problemas a través de un flujo de trabajo adecuado, ahorrará tiempo y muchos dolores de cabeza.

Monitorear un equipo de forma remota no tiene por qué ser complicado si se define un plan adecuado que, como se mencionó anteriormente, no será el mismo para todas las empresas o incluso las áreas de un mismo negocio.

Responder adecuadamente a la empresa en tiempos de contingencia nunca ha sido más importante que ahora. La lucha por asegurar la estabilidad de una empresa ante cualquier crisis debe ser realizada de forma ordenada por sus líderes, para que el personal
operativo lleve a cabo sus actividades de manera oportuna con calidad y esto requiere de un adecuado seguimiento, evitando en todo momento intrusiones, que ayuda a reducir el estrés del colaborador.

Como muchas otras cosas en la vida, la planificación y el diseño consciente y colaborativo son claves para lograr el objetivo no solo de gestionar, sino también de evaluar la productividad de los colaboradores remotos en tiempos de contingencia, asegurando siempre el compromiso de alcanzar los objetivos organizacionales y las máximas financieras, de calidad y servicio que se requieren para la permanencia en el mercado.

Te invito a que lo apliques.

Tu Coach Cris

Foto superior de Artem Podrez en Pexels¡Gracias Artem!
 
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