Elegir la sede ideal para tu evento empresarial es uno de los elementos más críticos en la planificación de eventos empresariales de alto nivel. Una sede bien elegida puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de un evento, impactando en aspectos como la asistencia, la satisfacción de los participantes y la percepción general del evento. En este contexto, contar con la ayuda de una agencia de planeación externa como Syncretic Comunicación se convierte en un aliado estratégico invaluable para asegurar que la sede seleccionada cumpla con todos los requisitos necesarios.
Factores Clave en la Selección de la Sede para un evento empresarial
Accesibilidad:
La ubicación de la sede debe ser accesible para los asistentes. Esto incluye la proximidad a aeropuertos, estaciones del Metro, Metrobús, otros medios de transporte urbano y estacionamiento en el recinto suficiente o cercano.
Según un estudio de la Meeting Professionals International (MPI), el 72% de los asistentes considera la accesibilidad como un factor crítico al decidir asistir a un evento.
Como agencia evaluamos detalladamente la accesibilidad de potenciales sedes para garantizar que sean convenientes para todos los participantes. Adicionalmente, si es el caso, considerando su procedencia.
Capacidad y Flexibilidad del Espacio:
La sede debe tener la capacidad adecuada para acomodar a todos los participantes y la flexibilidad para ajustarse a diferentes configuraciones de salas. Un evento empresarial puede requerir desde salas de conferencia hasta espacios para exhibiciones y áreas de networking. Realizamos un análisis exhaustivo de las necesidades del evento según las actividades y sugerimos sedes que ofrecen la flexibilidad necesaria.
Infraestructura y Tecnología:
La disponibilidad de infraestructura moderna y tecnología avanzada es crucial. Esto incluye conectividad Wi-Fi robusta, más aún, si existe un requerimiento especial para los asistentes según las actividades del evento, equipo audiovisual y soporte técnico in situ, streaming, etc.
Según la International Association of Conference Centres (IACC), el 83% de los organizadores de eventos prefieren sedes que ofrezcan tecnología de última generación.
En Syncretic Comunicación, nos aseguramos que las sedes seleccionadas cuenten con tecnología de vanguardia para satisfacer todas las demandas específicas de cada evento.
Costos y Presupuesto:
La sede debe alinearse con el presupuesto del evento. Esto no solo incluye el costo de alquiler del espacio, sino también considerar gastos adicionales como catering, seguridad y servicios adicionales. Una buena gestión del presupuesto asegura que se maximice el retorno de inversión (ROI) del evento. Ofrecemos servicios de gestión de costos y negociación de contratos para obtener las mejores tarifas y condiciones posibles para nuestros clientes.
Atractivo y Prestigio de la Ubicación:
La reputación y el atractivo de la sede pueden influir en la decisión de asistencia. Sedes con historia, arquitectura única o ubicadas en destinos populares pueden añadir un valor intangible al evento. Con más de 24 años de experiencia identificamos y recomendamos sedes que no solo cumplen con los requisitos funcionales, sino que también ofrecen un atractivo adicional para los asistentes.
Ventajas de Contar con una Agencia de organización especializada en eventos empresariales
Expertise y Conocimiento del Mercado:
Contamos con un profundo conocimiento del mercado de eventos empresariales y acceso a una amplia red de contactos en la industria. Esta experiencia permite identificar y seleccionar las mejores opciones de sedes basándose en las necesidades específicas del evento. Por ejemplo, si se requiere un lugar con tecnología de punta para una conferencia tecnológica, podemos recomendar las sedes más adecuadas y proporcionar al cliente proveedores de servicios de calidad comprobada.
Gestión Integral del evento empresarial:
Desde la planificación inicial hasta la ejecución final, ofrecemos una gestión integral del proyecto. Esto incluye la coordinación de visitas de inspección, la negociación de contratos y la supervisión del montaje y desmontaje del evento. Así como de todos los servicios involucrados.
Un ejemplo práctico es cuando Syncretic Comunicación coordinó el evento cumbre para UTEL, en el Polyforum Cultural Siqueiros, un evento para casi 1000 personas que se transmitió por streaming en vivo. Gestionando todos los aspectos logísticos, branding catering y técnicos del evento. Llevando a la sede la tecnología y demás servicios necesarios coordinando antes, durante y después del evento para que el resultado fuera un rotundo éxito. Naturalmente, fuimos responsables del cuidado del recinto, tomando esa responsabilidad con el cliente durante el evento y se entregó sin incidencias.
Optimización de Costos:
Gracias a nuestra experiencia y relaciones en la industria, como agencia podemos negociar mejores tarifas y condiciones contractuales. Esto permite optimizar el presupuesto del evento y maximizar el retorno de inversión. Por ejemplo, al organizar eventos y negociar con las sedes, podemos obtener para el cliente algunos servicios adicionales a bajo costo o en cortesía. Esto redunda en un beneficio directo y optimiza la inversión.
Personalización y Flexibilidad:
Cada evento es único y trabajamos para personalizar cada aspecto de la selección de la sede para que se alinee perfectamente con la visión del cliente.
En una ocasión, organizamos una capacitación de trabajo en equipo para Schenker en un hotel. Realizamos una actividad de Team Building, cuyo resultado era generar un producto con material reciclado. Logramos que el hotel nos permitiera “probar” los “prototipos” en la alberca; ofreciendo una experiencia única a los asistentes.
Mitigación de Riesgos:
Al contar con la experiencia de Syncretic Comunicación se pueden anticipar y mitigar posibles riesgos relacionados con la selección de la sede. Esto incluye la evaluación de la infraestructura de seguridad, la capacidad de respuesta ante emergencias y la implementación de medidas sanitarias. Por ejemplo, al final de pandemia de COVID-19, ayudamos a varias empresas a seleccionar sedes que cumplieran con estrictos protocolos de seguridad sanitaria o nosotros los instauramos, asegurando la salud y bienestar de todos los participantes.
Estadísticas Relevantes
Ahorro en Costos:
Según un informe de la Event Planning Association, contratar una agencia de planeación puede reducir los costos generales del evento hasta en un 20%, gracias a su habilidad para negociar mejores tarifas y condiciones contractuales.
Incremento en la Asistencia:
Un estudio de la International Congress and Convention Association (ICCA) encontró que eventos organizados con la ayuda de agencias profesionales tienen un 15% más de asistencia en comparación con aquellos organizados internamente, debido a la mejor selección de sede y marketing dirigido.
Satisfacción del Cliente:
El 90% de las empresas que contratan una agencia de planificación de eventos reportan una mayor satisfacción general con el evento, según una encuesta de la Professional Convention Management Association (PCMA). Esto se debe a la gestión profesional y la atención al detalle que una agencia especializada puede proporcionar.
Gestión del Tiempo:
Los clientes pueden ahorrar hasta un 30% de tiempo en la planificación y ejecución de eventos al delegar estas tareas a una agencia profesional, permitiéndoles concentrarse en otros aspectos estratégicos de su negocio, según datos de la Meeting Professionals International (MPI).
La correcta selección de la sede es fundamental para el éxito de cualquier evento empresarial. Al considerar factores como accesibilidad, capacidad, infraestructura, costos y atractivo, los organizadores pueden garantizar una experiencia positiva para todos los participantes.
Con el mercado de eventos en constante evolución, mantenerse informado sobre las tendencias y mejores prácticas es esencial para tomar decisiones acertadas y maximizar el impacto del evento. Una agencia como Syncretic Comunicación proporciona el conocimiento, la experiencia y los recursos necesarios para asegurar que cada detalle se maneje con precisión, optimizando la selección de la sede y, en última instancia, asegurando el éxito del evento.
¿Te proponemos una sede ideal para tu siguiente evento? Visita nuestra Área de Planeación de Eventos Empresariales en Syncretic Comunicación. Llena nuestra forma de contacto o envíanos un mensaje por WhatsApp.